Vertrauliche Unterlagen entsorgen
Sie kommen überall vor: Vertrauliche Unterlagen findet man in privaten Haushalten, am Arbeitsplatz und natürlich in Unternehmen jeder Art. Der Umgang mit vertraulichen Dokumenten sollte von Ihnen daher ebenso rücksichtsvoll erfolgen, wie die Entsorgung selbst – denn gelangen vertrauliche Daten in die falschen Hände, kann das weitreichende Folgen haben, für die Sie belangt werden können. In diesem Ratgeber haben wir für Sie zusammengefasst, welche Daten unbedingt vertraulich behandelt werden müssen und was Sie beachten müssen, wenn Sie vertrauliche Unterlagen entsorgen möchten.
Was sind vertrauliche Unterlagen?
Vertrauliche Unterlagen enthalten identifizierbare (personenbezogene) Informationen bzw. Informationen, die nicht in die Hände fremder Personen gelangen sollen. Unter personenbezogene Daten fallen sämtliche Informationen, die eine Person in irgendeiner Weise identifizieren können. Dazu zählen etwa Name, Adresse, Unterschrift, Telefonnummer, Kontonummer, Sozialversicherungsnummer, Führerscheinnummer, aber auch schulische und medizinische Informationen. Weiterhin zählen Mitarbeiterkarten sowie Lieferanten- und Kundendaten zu personenbezogenen Daten, die datenschutzrechtlich behandelt werden müssen. Das können beispielsweise Finanzdokumente sein, wie etwa Gehaltsnachweise, Kontoauszüge, Kreditanträge oder Schecks. Sollten Sie daher vertrauliche Unterlagen entsorgen, achten Sie unbedingt darauf, dass die oben genannten Daten nicht an Dritte gelangen.
Wo kann ich vertrauliche Unterlagen entsorgen?
In der Regel handelt es sich bei vertraulichen Unterlagen um normales (Schreib-)Papier, welches Sie problemlos als Altpapier bzw. in der blauen Tonne entsorgen können. Bei sehr großen Mengen an vertraulichen Unterlagen, die in eine herkömmliche Papiertonne nicht passen, können Sie diese auch über den öffentlichen Wertstoffhof in Ihrer Region entsorgen. Die Abgabe von Altpapier ist grundsätzlich kostenlos. Da sich die Abgabebedingungen im Einzelfall regional unterscheiden können, sollten Sie diese beim jeweiligen Wertstoffhof im Vorfeld klären.
Was muss ich beachten, wenn ich vertrauliche Unterlagen entsorgen möchte?
Stellen Sie zuerst sicher, dass Sie die vertraulichen Unterlagen wirklich nicht mehr benötigen und alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Dokumente eingehalten haben. Bei ärztlichen Unterlagen, Steuer- und Rentenbescheiden, Zeugnissen und anderen amtlichen Dokumenten empfehlen wir grundsätzlich eine lebenslange Aufbewahrung. Wenn Sie vertrauliche Unterlagen entsorgen, achten Sie vor allem darauf, dass diesen Dokumenten keine personenbezogenen Informationen entnommen werden können. Am besten gelingt das mit einem Aktenvernichter oder einer Schredder Maschine. Mit diesen Geräten können Sie alle vertraulichen Unterlagen in Sekundenschnelle in feine Streifen schneiden, die den Inhalt unkenntlich machen. Idealerweise entsorgen Sie anschließend mehrere Stapel der Papierfetzen getrennt voneinander in der Papiertonne (blaue Tonne).
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